Инструменты создания отчет FineReport

Аналитические отчеты: как создать эффективный документ для бизнеса

Аналитические отчеты являются неотъемлемой частью работы практически любой компании. В цифровую эпоху их важность только возрастает, однако создание таких отчетов становится более сложным из-за огромного объема данных. Если вы хотите идти в ногу со стремительными изменениями, давайте разберем, что такое аналитический отчет и как создать его эффективно, используя пошаговые инструкции и шаблоны.

Примечание: Все примеры отчетов и дашбордов в этой статье являются встроенными шаблонами FineReport, который является инструментом BI-отчетности.

1.Что такое аналитический отчет?

Аналитический отчет — это важный деловой документ, в котором представлены результаты анализа, обоснованные рекомендации и ценная информация. Он помогает лицам, принимающим решения, оценить текущее состояние бизнеса и принять обоснованные решения.

В зависимости от объектов, целей и методов анализа, аналитические отчеты можно разделить на несколько типов:

• Отчеты о комплексном анализе,
• Отчеты о тематическом анализе,
• Отчеты об анализе рутинной работы и другие.

Традиционно аналитические отчеты создаются в Excel или представляются в PowerPoint. Однако при работе с большими объемами данных возникают сложности. Например, при составлении отчетов по рутинной работе приходится заново обобщать последние данные, что занимает много времени. Кроме того, создание диаграмм в Excel может быть трудоемким процессом. Поэтому многие предпочитают использовать профессиональные инструменты, такие как FineReport — популярное решение для создания BI-отчетов в Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Если вас интересует, как правильно выбрать инструменты для создания отчетов, вы можете прочитать эту статью для более подробного ознакомления: Топ-5 программных обеспечений для создания отчетов и программ для создания отчетов.

2. Важность аналитического отчета

Эффективные аналитические отчеты приносят компании множество преимуществ:

• Повышение эффективности коммуникаций.
  Отчеты обеспечивают объективность, согласованность и точность данных на единой платформе. Это позволяет сотрудникам получать доступ к информации без необходимости запрашивать документы у коллег.
• Упрощение процесса принятия решений.
  Менеджеры могут принимать решения на основе анализа данных, а не интуиции или опыта. Визуализация данных помогает быстрее выявлять проблемы и находить их причины.
• Мониторинг ключевых показателей.
  Аналитические отчеты позволяют отслеживать важные показатели в режиме реального времени и прогнозировать будущие тенденции на основе исторических данных.

3. Как создать эффективный аналитический отчет: пошаговое руководство
 

После прочтения вышеприведенной части вы, возможно, имеете базовое представление о том, что такое аналитический отчет и зачем компании нужны аналитические отчеты. Возможно, теперь вы хотите узнать, как его создать. Поэтому я хочу рассказать вам о том, как создать эффективный аналитический отчет с помощью некоторых инструментов для создания отчетов, например FineReport. Вы можете скачать FineReport бесплатно и попробовать его!

Шаг 1: Определите цель и аудиторию отчета

Прежде чем приступить к созданию отчета, важно четко определить его цель. Без этого усилия могут оказаться напрасными. Также учитывайте, кто будет использовать отчет. Разные должности предполагают разный уровень анализа данных, поэтому важно понимать ожидания вашей аудитории.

Шаг 2: Сосредоточьтесь на ключевых показателях (KPI)

Аналитический отчет должен содержать только самую важную информацию. Определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут пользователям принимать решения. Например, в финансовом отчете это могут быть выручка, прибыль и рентабельность.

Например, следующий пример финансового отчета содержит некоторые часто используемые показатели для финансового анализа.

Шаг 3: Выберите подходящий тип отчета

В зависимости от объема данных и целей анализа, вы можете выбрать один из следующих типов отчетов:

• Общие отчеты — привычный формат в стиле Excel, подходящий для анализа продаж, кадров или финансов.
• Агрегированные отчеты — для работы с большими объемами данных, включая сложные аналитические отчеты с множеством показателей.
• Дашборды — интерактивные панели с визуализацией данных, которые позволяют создавать гибкие и наглядные отчеты.

Общий отчет — это своего рода отчет в стиле Excel, с которым вы очень хорошо знакомы. Наиболее явным отличием является то, что этот тип отчета поддерживает извлечение данных из нескольких баз данных и создание отчетов для различных целей, таких как отчеты по анализу продаж, отчеты по анализу кадров, отчеты по финансовому анализу и т. д.

Если у вас большой объем данных, который невозможно отобразить с помощью нескольких модулей, вы можете выбрать отчеты агрегации для создания сложных больших аналитических отчетов, содержащих несколько фрагментированных областей и включающих много индикаторов. Модули независимы друг от друга, но поддерживают настраиваемые комбинации.

Если вы пытаетесь максимально визуализировать свои данные и наслаждаться наивысшей степенью свободы, то лучшим выбором для вас будет дашборд. Дашборд в FineReport можно рассматривать как холст, который позволяет вам выбирать прекрасные диаграммы и проектировать макет по вашему собственному желанию.

Шаг 4: Визуализируйте данные и организуйте компоненты

Визуализация данных — ключевой этап создания отчета. Используйте диаграммы и графики, чтобы сделать информацию более понятной. Например, для отображения тенденций подойдет линейная диаграмма, а для сравнения долей — круговая. Однако не перегружайте отчет визуальными элементами, чтобы он оставался читабельным.

Вам нужно перенести свои данные в визуальные диаграммы, используя некоторые инструменты визуализации данных, такие как FineReport. FineReport поддерживает более 50 стилей диаграмм, охватывая все базовые и высокоуровневые диаграммы на рынке, а также имеет превосходные динамические эффекты и мощный интерактивный опыт. Различные функции могут быть установлены в соответствии с потребностями во время использования, а также могут быть самонастроены и отображены на мобильном терминале и большом светодиодном экране. Правильные диаграммы окажут положительное влияние на ваш аналитический отчет. Поэтому не забудьте выбрать подходящие диаграммы в соответствии с вашей целью. Например, когда вам нужно показать развивающуюся тенденцию за последний финансовый год, линейная диаграмма более идеальна, чем круговая диаграмма.

Логическое размещение информации, которую вам нужно передать, также является важным моментом. Так же как и отчет, полный цифр и слов, отчет, полный диаграмм, также нечитабелен. Поэтому не чрезмерно используйте диаграммы и компоненты в вашем аналитическом отчете.

Компоненты в вашем отчете должны быть организованы логичным и читабельным образом. На рисунке ниже показан один из популярных примеров макета, созданных FineReport для вашего ознакомления.

Шаг 5: Добавьте интерактивные элементы

Интерактивные функции, такие как детализация данных или фильтры, делают отчет более удобным для пользователей. Например, менеджер по продажам может детализировать данные, чтобы увидеть показатели по конкретному продукту.

С одной стороны, интерактивные эффекты, такие как детализация диаграммы, связывание диаграммы и запрос параметров, позволяют вам разместить больше необходимой информации на одном экране, не влияя на аккуратность вашего аналитического отчета.

С другой стороны, читатели также могут извлечь выгоду из интерактивного анализа. Например, если менеджер по продажам хочет узнать причины снижения продаж, он может детализировать данные, чтобы просмотреть подробные показатели продаж определенного вида продукта. Опыт интерактивного анализа позволяет пользователям лучше понимать данные, отображаемые в отчете. Постоянный просмотр поможет вам убедиться, что все интерактивные или динамические эффекты и диаграммы в вашем аналитическом отчете работают хорошо. Если вы обнаружите какую-либо ошибку в своем отчете, не забудьте немедленно ее исправить, чтобы все было в лучшем положении, когда вы опубликуете отчет.

Постоянный предварительный просмотр поможет вам убедиться, что все интерактивные или динамические эффекты и диаграммы в вашем аналитическом отчете работают хорошо. Если вы обнаружили в отчете какую-либо ошибку, не забудьте немедленно исправить ее, чтобы при публикации отчета все было в лучшем виде.

Шаг 6: Настройте доступ и безопасность

Современные инструменты, такие как FineReport, позволяют настроить доступ к отчетам на основе ролей или должностей. Это гарантирует, что только авторизованные пользователи смогут просматривать конфиденциальные данные.

Как мы уже упоминали выше, все пользователи могут получить доступ к аналитическому отчету на одной платформе с помощью некоторых современных инструментов отчетности. Однако, возможно, вы хотите поделиться аналитическим отчетом только с определенной группой людей. Функция авторизации в FineReport может реализовать вашу цель. Назначение разрешений может быть основано на должностях отдела, ролях или именах пользователей. С помощью этой функции вы можете определить, кто может получить доступ к отчету, чтобы гарантировать безопасность данных.

Шаг 7: Адаптируйте отчет для мобильных устройств

Чтобы пользователи могли работать с отчетом в любое время, настройте его отображение на мобильных устройствах. Это особенно полезно для менеджеров, которые часто находятся в разъездах. Вы можете легко настроить макет для адаптации к мобильной стороне в FineReport, который обеспечивает интеграцию отчетов в мобильные приложения.

Шаг 8: Автоматизируйте обновление данных

Мы успешно подошли к последнему этапу создания эффективного аналитического отчета. Вам лучше обновлять свой аналитический отчет часто, как его стиль, так и данные.

Некоторые отчеты, например ежемесячные отчеты о продажах, требуют регулярного обновления. Используйте инструменты с функцией автоматического обновления данных, чтобы ваш отчет всегда содержал актуальную информацию.

К счастью, вы можете использовать некоторые инструменты для создания аналитических отчетов, чтобы автоматически обновлять свой отчет, чтобы адаптироваться к изменениям. Функция мониторинга данных в FineReport очень практична. Когда в базе данных происходят изменения, данные в вашем аналитическом отчете также обновляются вовремя. Таким образом, читатели могут просматривать последние данные, что лучше для процесса принятия решений.

4. Примеры аналитических отчетов

Вот несколько примеров отчетов, которые могут вдохновить вас на создание собственных:

Отчет по маркетинговому анализу
Показывает эффективность продукта в разных регионах с помощью столбчатых диаграмм.

Отчет об анализе продаж
Включает общие показатели продаж и детализацию по городам и сотрудникам.

Отчет по финансовому анализу
Отражает финансовое состояние компании с помощью ключевых показателей, таких как выручка, прибыль и долговая нагрузка.

5. Заключение аналитического отчета

Аналитические отчеты — это мощный инструмент для поддержки принятия решений в бизнесе. Они помогают менеджерам получать актуальные данные, выявлять проблемы и разрабатывать стратегии для развития компании. Создание таких отчетов может быть простым и эффективным, если использовать современные инструменты, такие как FineReport. Даже если вы не профессиональный аналитик, вы сможете создавать качественные отчеты, следуя описанным шагам.